Miss Tips - Gagner en efficacité #5

Rendre ses réunions efficaces, c’est possible ça ?

Qu’on l’appelle « Réu », « meeting », « visio », « point d’équipe », « réunion projet », « comité Théodule », force est de constater que nous avons tous collectivement peu ou pas envie d’aller nous enfermer dans une salle (réelle ou virtuelle) pour voir dérouler du slide à gogo.

La raison principale de ce manque d’entrain ? Le sentiment de perdre notre temps…et ce n’est pas totalement faux !

Et pourtant nous y allons, nous sommes « présents », sans être forcément acteur et donc actif !

Et le pire c’est que nous en organisons pour faire avancer nos projets et mobiliser nos collègues.

Selon l’étude de Wisembly et l’Ifop, nous pouvons être à notre max d’attention pendant 52 minutes alors que la durée moyenne de nos réunions oscille entre 54 minutes et 1h26. D’ailleurs, que celui qui n’a jamais dit « On en a juste pour 1 heure » au moment de caler sa réunion, sans savoir quel était le vrai objectif qui devait être atteint, me jette la pierre.

Considérer comme un gros mangeur de temps par tous, nous avons chacun à notre niveau notre rôle à jouer pour éviter de cannibaliser les agendas de tout le monde.

#Tips 5 : Comment optimiser les réunions que j'organise ?

Si vous souhaitez gagner en efficacité, voici 6 tips qui vous aideront au quotidien à réduire le temps que vous imposez aux autres en temps de réunion.

1/ Définir votre objectif en répondant à la question suivante : avec quoi je souhaite repartir de cette réunion ?

Si vous ne savez pas répondre à cette question, je vous conseille de vous abstenir.

2/ Estimer la durée de cette réunion : de combien de temps avez-vous réellement besoin pour atteindre votre objectif ?

Ayez bien en tête la loi de Parkison qui nous indique que plus nous avons de temps pour faire quelque chose, plus nous allons prendre tout ce temps pour le réaliser. Donc si vous prévoyez 1 heure de réunion, ce temps sera utilisé pour la réunion, mais est-ce que ce temps de réunion peut être considéré comme un temps efficace ?

Je vous conseille donc de prévoir des réunions plus courtes. Commencez par 45 minutes et mesurez l’efficacité.

3/ Définir une liste des invités pertinente : un peu comme quand vous organisez un évènement personnel, vous savez pourquoi vous invitez ou non une personne. Et bien c’est pareil pour les réunions. Veillez à bien sélectionner les acteurs que vous conviez et ce que vous attendez d’eux (apporteur d’idée, décideur, poil à gratter…)

Déjà en appliquant ces 3 premiers points, vous devriez gagner et faire gagner du temps à vos différents interlocuteurs.

Envie d’aller plus loin ? Allez soyons fous :

4/ Adresser en amont de la réunion (entre 24 et 36 heures) les éléments pour que les participants prennent le temps de s’immerger dans le contenu, la problématique que vous allez soumettre. Cela leur permet d’arriver en réunion en ayant déjà réfléchit au sujet... et mine de rien, cela permet à chacun d’être plus pertinent (voire impertinent) dans le temps dédié aux échanges.

Il peut s’agir de la présentation que vous aviez prévu de dérouler et qui (on peut se le dire) va susciter plus d’ennuis, de gestion de mails ou de discussion en aparté, que de réelle écoute. Vous pouvez également envisager une note de synthèse avec le rappel de l’objectif de la réunion.

Dans certaines entreprises, les réunions sont annulées ou vous êtes autorisés à ne pas venir si vous n’avez pas reçu les documents préparatoires. Radical pour certains, salvateur pour d’autres et ainsi éviter de perdre son temps.

5/ Demander aux participants leur avis en fin de réunion grâce au ROTI : Return On Time Invested.

Il ne s’agit pas ici de perdre le temps gagné dans un interminable tour de table, mais de demander aux participants de voter à main levée sur ce qu’ils ont pensé du temps qu’ils ont investi.

Afin de progresser dans votre pratique d’organisateur/animateur de réunion, demandez-leur un conseil qui vous permettrait de faire +1 en termes de qualité lors d’une prochaine réunion.

Pour en savoir plus sur la méthode, je vous invite à cliquer ici : https://www.qualitystreet.fr/2010/11/30/roti-agile-express/

6/ Envoyer dans les 24 à 48 heures après la réunion un rapide compte-rendu qui reprend en synthèse :

- les décisions prises,

- les actions à mettre en œuvre et les acteurs engagés,

- les points restés en suspend,

- les prochaines échéances.

Ces conseils peuvent apparaître comme simplistes, basiques et pourtant… si chacun en appliquait au moins 3, les agendas seraient moins surchargés et les journées plus efficaces pour l’ensemble de l’organisation.

Auteur de l'article : Julie TEILLET*

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