Manager les sources de pression inutiles du quotidien et s'organiser pour les appréhender différ

Dans la gestion du temps au quotidien, chaque manager est confronté à différentes sources de pression qui peuvent venir s'exercer sur son emploi du temps et créer un goulot d'étranglement ou générer un stress supplémentaire.

Il est donc clé dans la gestion de son temps de faire la chasse aux pressions inutiles. Chaque manager doit apprendre à identifier et repérer les sources de pression auxquelles il est exposé au quotidien et identifier des solutions pour mieux les gérer au quotidien.

Dans ce post, rien de nouveau, pas de technique révolutionnaire, mais un simple petit mémo des sources d'optimisation de votre temps pour gagner en sérénité.

1/ Une utilisation intensive des mails et autres outils collaboratifs OnLine :

Si les mails et tous les outils associés à la gestion online de son activité représentent un réel progrès pour manager son activité au quotidien, une utilisation excessive de ces outils peut provoquer des effets contraires car consommateurs de temps.

Répondre immédiatement à un mail peut se révéler être une source importante de perte de temps. En répondant instantanément, nous pensons gérer au plus vite la situation. Mais avant de répondre, nous devons nous interroger sur la pertinence d'une réponse immédiate, voire d'une réponse.

Ce message m'était-il réellement destiné ? Quelle est l'action à mettre en oeuvre ? Au regard de mes engagements actuels et de mes tâches à réaliser, est-ce prioritaire ? La demande adressée peut-elle être déléguée à un membre de mon équipe qui saura y répondre de façon pertinente ?

De même, nous avons tendance à sur-utiliser les mails pour informer tous les interlocuteurs d'un sujet ou pour se prémunir d'un éventuel incident (le mail parachute-ceinture-bretelle qui va souvent avec son ami le mail avec la terre en copie).

Avant l'envoi de ces mails, posez-vous la question de ce que vous en attendez et des impacts sur vos interlocuteurs, votre liste de diffusion est-elle pertinente ?

Et surtout, rappelez-vous une pub qui nous répétait à longueur de temps "Le bonheur, c'est simple comme un coup de fil !"

2/ Ne pas déléguer pour gagner du temps et garder le contrôle :

Le rôle d'un manager est de piloter une activité et donc de répartir la charge de travail entre les membres de son équipe. Confrontés à la réduction des temps alloués à la réalisation des projets, avec une accélération des transformations que les organisations souhaiteraient immédiates, tout le monde attend tout, tout de suite. Il peut apparaître alors comme séduisant de conserver la tâche dans son escarcelle pour aller plus vite, gagner du temps en n'en perdant pas à ré expliquer le contexte. Or, votre équipe est en mesure de prendre le relais.

Sachez conserver dans votre agenda du temps pour vos collaborateurs et ainsi pouvoir leur déléguer des missions qui vous permettront de vous concentrer sur vos projets clés et qui les feront grandir dans leur métier au quotidien.

Le manager est également développeur de compétences et la délégation de missions transverses permet ce développement au service de la performance.

3/ Trop de contrôle peut tuer la confiance :

La confiance n'exclut pas le contrôle, le contrôle renforce la confiance.

Combien de fois avez-vous entendu cette phrase en formation ? De la part de votre manager ? Combien de fois avez-vous, vous-même, prononcé cette phrase à vos collaborateurs ?

Or, combien d'entre nous avons constitué des tableaux de reporting, des suivis d'indicateurs, certes pertinent, mais chronophages pour nous à piloter et pour nos équipes à remplir.

Quand vous déléguez une mission à un membre de votre équipe, le cadrage initial de vos attendus fera toute la différence. Accordez du temps à celui/celle qui réalisera la mission afin de lui donner tous les éléments. Prévoyez dès le début de la délégation des points de contrôles réguliers qui permettront d'avancer sereinement et de recadrer si nécessaire les réalisations. Cela vous permettra également d'être au fait de l'avancée du dossier et de faire un reporting live si vous êtes questionné sur le dossier délégué.