Miss Tips - Gagner en efficacité #2

Et vous quel rapport entretenez-vous avec les mails ?

Passionnel ? Vous adorez les mails. Dès que l'un d'entre eux arrive dans votre boîte de réception, vous aimez prendre le temps de le lire, de le décrypter pour y apporter une réponse réfléchie et structurée.

Je t'aime moi non plus ? A savoir que vous aimez envoyer des mails à vos interlocuteurs pour faire passer les messages et/ou poser des questions mais vous considérez le traitement des mails comme une vraie plaie.

De ras-le-bol ? Trop c'est trop ...dès qu'un mail arrive votre rythme cardiaque s'accélère...rien que la vue de la petite enveloppe vous donne des suées. Rien qu'à l'idée de traiter vos mails à votre retour de congés (si si si les 800 mails qui se sont accumulés car vous avez osé ne pas les regarder pendant vos 3 semaines de pause estivale) vous revenez à reculons au bureau !

L'indifférence ? Vous gérez vos mails quand vous avez le temps... après tout si votre interlocuteur a une urgence, il vous appellera pour la traiter.

#Tips2 : Comment bien gérer ses mails pour gagner en efficacité ?

Quelle que soit notre relation aux mails, nous pouvons tous avoir le sentiment de perdre du temps à les traiter ou encore avoir le sentiment que cela perturbe le bon déroulement de notre journée.

Comment faire de ses mails un allié ?

Tips 1 : Désactiver les notifications visuelles et sonores de vos mails sur votre ordinateur et votre téléphone professionnel. Si ce n'est pas encore fait, n'hésitez pas à les couper. Cela évitera de vous distraire pendant que vous traitez un dossier de fond.

Tips 2 : Démarrer votre journée par un travail en profondeur plutôt que par la gestion de vos mails. Le traitement de mails demande, en général, moins d'effort de concentration qu'un travail de fond (un chiffrage projet, une conception d'un atelier, une rédaction d'article....). Notre attention est en général plus importante en début de journée et cela nous permet de mieux nous concentrer sur des sujets qui demandent un plus haut niveau de réflexion.

Tips 3 : Prévoir des plages de traitement des mails avec un temps limité pour focaliser votre attention et votre énergie sur un temps donné. Cela vous permet notamment de regrouper des tâches de même nature et donc de gagner en efficacité. Les plages mails que je vous conseille : à partir de 10h30 - vers 14h00 - vers 17h00. Les mails peuvent envahir notre quotidien et il est clé de savoir les laisser à leur juste place. Pour cela, donnez-vous un temps de traitement (1h00 - 1h30 - 2h00) en fonction de l'importance du traitement des mails et acceptez lorsque vous arrêtez cette activité d'en avoir encore à traiter dans votre boîte mail.

Tips 4 : Eviter de confondre immédiateté et efficacité. Nous pouvons avoir tendance, lorsque nous voyons un mail "facile" arriver, d'arrêter tout pour y répondre...d'autant plus si le dossier sur lequel nous travaillons ne nous passionne pas. Cette immédiateté nous rend service sur le moment (chouette -1 mail) et nous fait plaisir (j'ai été efficace sur ce coup-là). Or, cet hyper réactivité, si vous la généralisez trop, va donner à votre interlocuteur l'image de votre hyper disponibilité et il pourrait ne pas comprendre les fois suivantes un délai trop important de réponse (48h au lieu de 15 minutes).

Tips 5 - Le Bonus : Mettre un message d'absence pendant ses congés ou ses absences de type formation ou séminaire et ne pas répondre aux messages sur cette période !

Cela permet à votre émetteur de savoir à partir de quel moment vous serez en mesure de reprendre contact. Pensez à indiquer dans ce message quel(s) collègue(s) contacter si la demande est urgente. Toutefois, nous observons depuis quelques temps déjà des messages d'absence qui précise que vous pouvez tout de même appeler votre interlocuteur... et si je vous dis que c'est une mauvaise idée ? Vous en pensez quoi ?

En effet, pour être efficace et pertinent dans son travail, il faut être reposé, formé ... et donc apprendre à se déconnecter de ces satanés mails !

A la semaine prochaine !

Auteur de l'article : Julie TEILLET * La reproduction partielle ou intégrale, sans l'accord préalable et écrit de l'auteur, est strictement interdite. ----------------------------------------- Envie d'aller plus loin ? Contactez-nous : julie.teillet@cypre-rh.com -----------------------------------------