Miss Tips - Gagner en efficacité #3
Comment organisez-vous une journée de travail lorsque vous pouvez la planifier ?
Je ne parle pas de ces journées au cours desquelles vous enchaînez les réunions ou les points individuels. Je vous parle de ces journées que vous dédiez à votre production et pour laquelle vous n'avez pas toujours le sentiment d'être 100 % efficace.
Dans son livre, Deep Work, Retrouver la concentration dans un monde de distraction**, l'auteur, Cal Newport distingue 2 typologies d'activités professionnelles : le travail en profondeur et le travail superficiel.
Il ne s'agit pas ici de dire que des métiers sont profonds et d'autres superficiels ! Chaque métier comporte différentes tâches à réaliser qui nécessitent plus ou moins de concentration.
Certaines activités de votre métier nécessite un haut niveau de concentration afin de créer de la valeur. Elles supposent de votre part une attention forte afin de produire un résultat de qualité au niveau de performance attendu. On pourrait envisager ici la conception d'une formation sur-mesure suite à une commande client, la rédaction d'un contrat ou d'un livrable projet structurant.
D'autres activités sont dites superficielles. Il s'agit de tâches logistiques non exigeantes qui peuvent être exécutées en étant peu ou pas concentrées et au cours desquelles vous pouvez être interrompu. Ces tâches sont faciles à reproduire. On peut citer ici scanner des documents, saisir des notes de frais ou encore préparer un kit d'animation pour un stage que vous avez animé à de nombreuses reprises.
#Tips 3 Comment bien organiser son travail en fonction de la nature des tâches ?
Si vous souhaitez gagner en efficacité dans vos journées de production, voici quelques tips qui pourraient vous aider à gagner quelques précieuses minutes voire heures dans une journée.
Tips 1 : Prendre le temps d'analyser son travail. Pour cela, penchez-vous sur votre travail réel et différencier les activités qui nécessitent un fort niveau de concentration et celles qui peuvent être réalisées avec une concentration moindre.
Tips 2 : Analyser votre rythme biologique au travail afin de cerner les phases au cours desquelles vous êtes le plus efficace. Pour ma part, la plage horaire 8h à 10h du matin est la phase de concentration maximale. La plage horaire 17h00-18h30 est une seconde plage au cours de laquelle ma concentration retrouve son niveau maximal.
Tips 3 : Planifier dans votre agenda lorsque l'activité le permet des plages de concentration. La veille vous définissez les sujets qui seront impérativement traités sur la plage définie et préparer les éléments nécessaire à l'activité. Par exemple, vous décidez au cours d'une plage de haute concentration de pointer l'ensemble des dossiers de formation de l'année écoulée pour vous assurer de disposer de tous les éléments de preuves qui répondent aux exigences du RNQ Qualiopi. La veille, vous préparez le tableau de suivi/pointage et vous assurez d'avoir l'ensemble des éléments sous la main.
Tips 4 : Pour réussir cette plage de concentration, il est crucial de ne pas ouvrir sa boîte mail ou ses réseaux sociaux avant de vous lancer dans la réalisation de votre travail. Dans la mesure du possible, il est préférable de mettre votre téléphone en mode avion pour ne pas être dérangé. Un interlocuteur qui vous appelle à 9h22 n'attend pas nécessairement de vous que vous répondiez immédiatement et sera ravi que vous le rappeliez dès 10h17 !
Tips 5 : Réaliser les tâches prévues tout le temps de votre concentration maximale. Cela peut durer 45 minutes, 1 heure ou 2 heures. Peu importe. Ne soyez pas trop exigeant avec vous-même au démarrage. L'essentiel est de commencer à vous imposer cette discipline. Petite anecdote, lorsque j'ai commencé à appliquer cette méthode, ma plage moyenne de concentration était de 57 minutes...je n'arrivais même pas à atteindre 1h... Au bout de 2 ans, j'arrive sans problème à atteindre 2 heures au moins 3 fois par semaine.
Tips 6 : Une fois la plage de concentration terminée, faites-vous plaisir ! Félicitez-vous intérieurement de votre avancement (l'auto-congratulation nous permet de nous faire beaucoup de bien, #autobienveillance !). Puis octroyez-vous une pause bien méritée avec au choix café/thé/réseaux sociaux/mails/tel. Pour ma part, la pause dure 10 à 15 minutes.
Tips 7 : Enchainer avec des tâches plus superficielles comme répondre à des mails simples ou mettre à jour un dossier.
Je n'ai pas la prétention ici de vous faire doubler votre niveau de performance...loin de moi cette idée !
Les expériences que j'ai mené depuis 2 ans me permettent de vous garantir que vous pourrez gagner en efficacité et donc gagner en confiance en vous. Un meilleur niveau de concentration vous permettra de prendre du temps pour vous lorsque cela est nécessaire et vous aurez une meilleure capacité à gérer les périodes avec une plus forte charge d'activité, sans perdre pied !
A la semaine prochaine !
Auteur de l'article : Julie TEILLET*
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** Cal Newport - Deep Work, Retrouver la concentration dans un monde de distraction - 2017 - Edition Alisio - 302 p.
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